Política de privacidad
Esta política explica cómo PALOMARES TOURS S.A. trata los datos personales que recoge a través de Paloma, su asistente de WhatsApp para solicitudes de viajes corporativos. Complementa la autorización y política general de tratamiento de datos de Palomares Tours y se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas que las modifiquen o complementen.
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: PALOMARES TOURS S.A.
- NIT: 800.250.590-8
- Dirección: Carrera 43A No. 16A Sur-38, Oficina 206, Medellín, Colombia
- Teléfono: (604) 313 6611
- Correo para asuntos de datos personales: palomares@palomares.co
2. Qué datos recogemos
Paloma solo pide lo necesario para registrar una solicitud de viaje:
- Número de WhatsApp y nombre de perfil de WhatsApp.
- Nombre y apellidos del viajero, y del solicitante cuando el viaje es para otra persona.
- Documento de identidad o pasaporte.
- Centro de costos de la empresa.
- Ciudades de origen y destino, fechas de ida y regreso y trayectos adicionales.
- Preferencias de viaje: horario de vuelo, equipaje, necesidad de hotel, hotel o zona preferida y probabilidad de cambio de fechas.
- Observaciones que el usuario decida escribir y el contenido de los mensajes de la conversación.
Paloma no solicita datos de pago ni contraseñas. Si un usuario menciona una condición médica u otro requerimiento especial, esa información se usa solo para trasladar la solicitud a un asesor, y entregarla es facultativo.
3. Para qué los usamos
- Registrar la solicitud de viaje y asignarle un número de radicado.
- Enviar la solicitud al equipo de asesores de Palomares Tours para que coticen y gestionen la reserva.
- Continuar la conversación donde el usuario la dejó y enviar recordatorios dentro de la misma conversación si queda incompleta.
- Pasar la conversación a un asesor humano cuando el viaje es urgente, tiene requerimientos especiales o el usuario lo pide.
- Recordar preferencias de viajes anteriores del mismo viajero para agilizar nuevas solicitudes.
- Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
No usamos los datos recogidos por Paloma para publicidad ni los vendemos a terceros.
4. Autorización
Al inicio de cada conversación Paloma informa esta política. Al continuar la conversación y entregar sus datos, el usuario autoriza su tratamiento para las finalidades descritas.
5. Con quién compartimos los datos
Para prestar el servicio, Palomares Tours se apoya en encargados del tratamiento que solo procesan los datos por instrucción suya:
| Proveedor | Función |
|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp Business) | Canal de mensajería por el que se conversa con Paloma. |
| Nexius | Proveedor tecnológico que desarrolla y opera el asistente. |
| Proveedores de inteligencia artificial (Google y Anthropic) | Interpretan los mensajes y redactan las respuestas del asistente. |
| Hostinger | Alojamiento del servidor donde se guardan las conversaciones y solicitudes. |
| Resend | Envío de los correos internos con la solicitud al equipo de asesores. |
Además, los asesores comparten con aerolíneas, hoteles y demás prestadores los datos estrictamente necesarios para cotizar y reservar el viaje, como se describe en la política general de Palomares Tours.
6. Transferencias internacionales
Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Estas transmisiones se hacen solo para las finalidades anteriores, con las garantías de seguridad y confidencialidad de cada proveedor, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Cuánto tiempo los conservamos
Conservamos los datos mientras sean necesarios para gestionar la solicitud de viaje y la relación comercial, y durante los plazos que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias de Palomares Tours. Después se eliminan o anonimizan.
8. Seguridad
Las conversaciones y solicitudes se guardan en servidores con acceso restringido, conexiones cifradas (HTTPS) y copias de seguridad. Solo el personal autorizado de Palomares Tours y del proveedor tecnológico puede acceder a ellas.
9. Derechos del titular
Como titular puedes, en cualquier momento y de forma gratuita:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización otorgada.
- Saber qué uso se ha dado a tus datos.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando proceda.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para ejercerlos, escribe a palomares@palomares.co o acércate a la oficina principal. Las consultas se responden en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, según la Ley 1581 de 2012. Para eliminar tus datos sigue las instrucciones de eliminación.
10. Menores de edad
Paloma está pensada para viajeros corporativos adultos. Cuando se registra el viaje de un menor, sus datos los entrega su representante legal y se tratan respetando el interés superior del menor.
11. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización.